Secretária Administrativa
Local: Pernambuco - PE
Descrição das Atividades do ocupante do cargo: (HABILIDADES):
Executar tarefas de apoio aos gerentes e equipe, envolvendo atendimento e filtragem de ligações telefônicas, organização de agenda, datilografia, redação de correspondência,
preparação de relatórios, apoio aos executivos comerciais (suporte de vendas), orçamentos, fechamentos e resolução de problemas adversos. Propor novas ideias e melhorias para a empresa. Necessário ter experiência na área administrativa e com clientes. Atuação
junto às áreas Financeira, Comercial, de Compras, Vendas, Marketing e Recursos Humanos.
Atribuições do cargo:
• Receber ligações telefônicas destinadas a seu departamento, filtrando os assuntos e encaminhando a ligação conforme a disponibilidade da pessoa procurada, dando
a solução mais apropriada em cada caso.
• Fazer ligações externas e internas, diretamente ou através da telefonista, transferindo a ligação para o solicitante ou transmitindo o recado quando necessário.
• Preparar correspondências, tabelas, comunicados e outros documentos, bem como providenciar a reprodução e circulação dos mesmos.
• Organizar e manter registros da agenda dos gerentes, dispondo horários de reuniões, avisando as pessoas participantes previamente sobre datas e horários.
• Atender ao público interno e externo, identificando os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o encaminhamento aos respectivos setores da empresa.
• Providenciar o pagamento de compras efetuadas pelo seu setor, bem como solicitar adiantamentos para despesas de viagem, preparando os respectivos relatórios de
despesas efetuadas para prestação de contas.
• Diligenciar reservas de passagens aéreas e hotéis, reserva de automóvel, adiantamentos de numerário e outras providências necessárias para viagens.
• Abrir malotes internos e externos, verificando os destinatários e providenciando a entrega das correspondências aos respectivos destinatários em tempo hábil.
• Organizar e manter o arquivo do departamento, para a guarda de documentos e facilidade de consulta.
• Realiza serviços administrativos em geral.
• Saúda visitantes, buscando atender da melhor maneira.
• Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
• Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
• Realiza pesquisas e prepara documentos.
• Solicita ou compra material de escritório
• Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários.
Interessados encaminhar currículos para: oportunidadesderhpe@gmail.com
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